デジタル化（DX）のギモンQ＆A

企業の規模に関わらず2024年の段階で「電子帳簿保存法」が義務化され経理関係の書類が電子化されていきます。また、「2025年の崖」という言葉をご存じでしょうか？2018年に経済産業省のレポート（※）で使用された言葉です。

具体的には、既存システムの老朽化やブラックボックス化の問題を解消できないままでいると、2025年以降、最大1年あたり巨額の経済損失が生じる可能性があるとともに、サイバーセキュリティーの被害やデータ滅失などのリスクが拡大することなどに警鐘を鳴らすものです。中小企業についても、「2025年の崖」は例外ではありません。8割の企業が従来システムに課題を抱えているだけでなく、そもそもDX投資をするための予算がない、IT人材不足などの課題も解決する必要に迫られています。

（※）経済産業省「DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～」

企業規模に関わらず、できるところから始めることをおすすめします。今、紙でやっているものの中で「紙でなくてもいいよ」というものから始めてみる。このように、小さいところからデジタル化していくといいかなと思います。

「何が必要か」ということに関しては業種・会社によって違います。
実際にお話をお聞きして「どこからできそうか」ということも提案させていただきます。

まずは「社内の紙を減らす」というところから始めていただくといいかなと思います。

例えばファックスでずっと仕事を受けていたものをウェブサイトのフォームやメールによる受注にしてもよいでしょう。スタッフのスケジュールを紙で管理していた場合はデジタル（オンライン）でカレンダー機能を使って共有するというところから始めてもよいでしょう。

業種によって違いますのでいちばんやりやすいところからやっていけばいいと思います。ヒアリングをさせていただき「何が最適か」ということをご提案させていただきます。

事前にお話をお聞きして「何が必要か」ということを洗い出しそこからスケジュールを立てていきます。

そうすると、半年とか1年といった時間はかかってしまう場合が多いです。毎月もしくは月に何回か打ち合わせをさせていただきながら「どこまでできているか」という進捗確認し目標に向かって伴走していきながらすすめていきます。

今使っている紙の書類の中で「本当にそれが必要かどうか」というのをしっかり整理していただいて少しずつデジタル化していくというステップがよいでしょう。

例えばファックスを使っているようでしたら紙ではなくてもパソコンのメールでPDFデータで受け取ることができます。その中から必要なものだけを印刷することで紙を少しずつ減らすことができます

自分のパソコンでエクセルで書類を作成し、そのまま保存し管理してしまうと同じようなデータや表を、また誰かが作るという無駄が発生します。
ですので、「ワンソース・マルチユース」という
ひとつの素材を複数の用途に用いるというやり方が
デジタル化のためには必須となります。
一回入力したものは、後々分析やお客様にDMを出す時にも利用するといった
使い回せるようにしていただくとよいでしょう。
「データの共有」「オープン化」をすることで社内のデジタル化（DX）へ近づいていくと思います

データを管理する担当者の方が代々変わっていると重複したりしているものも出てきます。
一回まずは業務内容別に
「経理関係の書類」「人事関係の書類」「商品に関する書類」といった形でルールを作って
そこにしっかり整理して当てはめていくのがよいでしょう。
すべてのものをクラウドに入れる必要はありませんので
まずはデータの整理をするところからお手伝いします。

弊社では、ITやパソコンに関してのスキルアップ研修を行うことが可能です。

弊社の代表の牧野は、職業訓練校で、Word、Excelからホームページの制作やデザインまで教えていた経験があります。
その方のスキルに合わせたカリキュラムを作成します。

通常のお仕事の合間に、そのカリキュラムに沿ってスキルアップをしていただくというステップがおすすめです。

会社で新たな取り組みを始める場合、「反対勢力が出てくる」というケースもあるでしょう。特にキャリアが長ければ長い方ほど、変化を避ける傾向はあるものです。

そのような場合、まず必要なことは話し合いです。社内で「今デジタル化（DX）が必要な業務は何か」「業務改善が必要なことは何か」という話し合いを行なってデジタル化（DX）についての理解をしていただく必要があります。

「デジタル化（DX）によって自分たちの仕事がなくなるのではないか」と不安を増幅させることがないように、「何をやり、それによってどのような効果が得られるのか」など、ひとつひとつの不安を解消できるようなお話し合いを進めることができるように、しっかりサポートしてまいります。

特に他店舗展開をされている中小企業様に多い問題として上がるのが「複数の事業拠点で、どこで誰が何をしているのか把握できない」ということです。業務の無駄が発生させないためにも、解決をしたい問題です。

そういった場合、オンラインでカレンダー機能を使っていただくと効果的です。例えば、それぞれのスタッフが いつどこで何をしてるかがわかるように予定をオンラインで管理する業務報告もオンラインでどこからでも見えるようにしていただく。そうすると、かなり業務の効率化が達成できるでしょう。

「過去に高額なツールを入れたが、使わないまま放置している」というお話をよくお聞きします。

レディットでツール導入のサポートをさせていただく場合には、まずは社内の業務を全部洗い出すところからスタートいたします。

会社のマネジメントを担う方々だけでなく現場の左タッフの方々にまでヒアリングさせていただき「どんな業務があるのか」「どのくらい工数があるのか」を洗い出しします。そこから最適なツールを検討し、導入していきます。

ツールなどは一気に導入するのではなくまずはテストで一部の業務や人で使ってみる。それがうまくできると判断できれば全社に浸透させるという形で段階的に進めていくというステップがよいでしょう。

実店舗での販売といった、リモートワークがむずかしい、お店に行かないとできない業種もあるでしょう。
そのような業務でも、例えば月末の請求書を発行する、勤怠の管理をするといったことに関しては
紙でなくてデジタル化をしてしまうというペーパーレス化をすすめる。
そうすることで、一部の業務をリモートワーク化することもできるようになります。
まずは、紙でやっている業務を減らすということが最初にやるべきことです。

現在、デジタル化（DX）や事業再構築に関する補助金等により国から支援を受けることができます。
弊社でも、近年、補助金申請のフォローアップとあわせたツール導入やウェブサイト制作などの
ご相談をいただくことが増えてきました。
目的や予算、企業規模などをを踏まえながら、最適な補助金申請のサポートをいたします。

デジタル化に（DX）関しては、取引先がアナログなためにデジタル化がすすめられないといった
「自社だけで進めることができない」といったケースもあるでしょう。
その場合、まずは取引先に
「今デジタル化を進めるご予定があるのかどうか」というのをお聞きします。
その上で、取引先と直接関係ないところから始める。
つまり、できるところからでも進めていくことが大事です。
まずは、一度どういう状況かというのを取引先とお話していただき
「デジタル化自体がよくわからない」ということであれば同行させていただきます。
ご一緒に取引先に訪問し、状況をヒアリングさせていただくことも可能です。