株式会社ティア
牧野今日は 株式会社ティア代表の阿部様にお越しいただいて
デジタル化についてお話を伺いたいなと思います。
阿部社長よろしくお願いします！
牧野去年からティアさんでデジタル化のサポートをさせていただいてるんですけれども、きっかけというか 最初のお悩みって何でしたっけ？
阿部社長「退職者を出したくない」という思いがありまして、
私ども技術者が多かったので、そういった人達が
出産・介護・ご自身のご病気などがあっても長く働いていて
ほしいなという思いがありました。
そのために現場の技術以外のお仕事にシフトしていただけると
いいなと悩んでいたんですけど、なかなかうまくいってなかった
っていう現状がありました。
“サイボウズ”のスケジュール管理で効率的に会議を開催
牧野最初に導入させていただいたのが“サイボウズ”なんですよね。ティアさんは拠点がいくつかあるので「誰がいつ何をやっているのかがわからない」というお悩みがありましたよね。
何を入れようかなって悩んで、“Googleカレンダー”か“サイボウズ”かっていう風で、“サイボウズ”に結果したんですけどもGoogleよりも操作性が簡単だったということで導入させていただいて。今ではみなさん ちゃんと入力していただいて会議の予定とかもすごく入れやすくなってますよね。
阿部社長今までだったら 電話で各拠点に連絡をして「この店長さんはいつ空いてますか？」「この人は何時から何時、この会議出られますか？」っていうのをやってたんですけれども“サイボウズ”のスケジュール管理によってみんなが瞬時に誰がいつ空いてるかを把握できるようになったので本当に効率的に会議ができるようになりました。
牧野ムダな電話も減りましたよね。
阿部社長ムダな電話がなくなりましたね。
牧野電話といえばもう一個、花嫁さんのお母様の予約ですよね。
LINEのアプリで予約受付、電話業務を減らしてお悩み解決
牧野“現場が忙しいのに電話を取らなくちゃいけなくて
なかなか業務が進まない”というお悩みを聞いていたので、
LINEのアプリを使って、ご列席者（花嫁さんのご家族）の着付けや
ヘアメイクの予約をということで何カ月かかけて色々ヒアリングして
導入させていただいて。
どうでしょうか？現場の反応は。
阿部社長予約の電話を取るというのはすごく重要な仕事なんです。でもそれが頻繁に起こると業務が中断してしまうのが悩みでもありました。それをLINEシステムでお客様からご注文を受けることができるようになり、業務を妨げずに予約もお取りできて、尚且つ間違いなく予約を入れることができるようになったので社員も非常に喜んでおります。
現場スタッフの評価制度が好評です
牧野売上集計の方法についても、大きく変わりましたね。それぞれの目標金額を決めて、それが達成できたかどうかということがわかるよう、システムを作らせていただきました。
スタッフそれぞれ立場が違うとは思いますが、現場のスタッフの評価制度の一環としてお役に立っているのではないかと。
その辺りはいかがですか？
自分で目標金額を入力、現状を理解しながら営業活動ができる
阿部社長今まで手作業でExcelに入力して半期ごとに集計をしていたんですが、牧野さんに作っていただいたシステムでは随時、各自が入力をして自分の状況を把握できるようになりました。それをもとに 「じゃあ来週どうする？」「今月の結果はどうだった？」と自分の現状を理解しながら営業活動ができるようになったのでスタッフにも好評です！
技術者スタッフのリスキリング～出産後は総務で活躍
牧野今年から総務や採用の仕事は在宅勤務もできるように環境を整えましたがその後いかがでしょうか？
阿部社長社員もみんな喜んでいます。
私どもは婚礼の美容のサービス行っていますので、社員は技術者がほとんどです。そういう人達がライフスタイルの変化によって「今までどおり仕事を続けていくことは難しいんじゃないか」って悩んで退職する方も多かったんです。
ライフスタイルが変わるときはリスキリングの良いタイミング
阿部社長例えば 出産後や病気で時短で勤務したいなど、いろんな理由があるわけですが、今までどおり勤務できないとなると「退職しかないんじゃないか」と思っていた社員が多かったわけです。でも、レディットさんから「現場を理解している方々だからこそ、総務や採用という在宅でもできる業務をお任せしてみては？」とご提案をいただいて。思いきってやってみたら、本人たちのモチベーションも上がりましたし現場がわかっている人達が総務や採用を行うことは安心感もあって非常に良かったです。
牧野やり始めた時は どうなるかなっていう感じだったんですけど
スタッフの方がすごくがんばってくださって。
苦手なパソコンも、本当に文字入力の練習からでしたよね。
阿部社長今もまだまだ成長中で どんどん在宅でできる
仕事が増えていくので、これからも人を増やして
いきたいなと思っています。
牧野次のステップとしては インボイス制度とか電子帳簿保存法があるので、今度は経理業務の在宅化はいかがでしょうか。お手伝いできればと考えています。産休や育休明けの方でもスムーズに仕事に復帰できますよね。
次はインボイス制度や電子帳簿保存法
阿部社長今ちょうど 産休育休のメンバーが非常に多くて。ある程度役職のある人達なので、会社のことも数字のことも理解している彼女たちが経理まわりも勉強して対応してもらえると、非常にスムーズかなと思っております。
牧野デジタル化を進めるのに「パソコンスキルはあるけど現場を知らない方」よりは「現場に詳しいがパソコンのスキルのない方」がやるほうが意外とうまくいくのかなとは思いました。
阿部社長パソコンスキルのある方を今まで採用して来ていただいたことは何度もあるんですけれどもそもそもの業務を理解するのにけっこう時間がかかるということと、私どもの業界の“婚礼の仕事”というのがけっこう細かいところまで配慮するところが非常に多いので、やはり現場を知っている人が パソコンの技術を身につけていく方が早いなと私も感じております。
牧野実際にデジタル化のお仕事をお手伝いさせていただいているんですけども何かこれからのご要望とかご感想をよかったら聞かせてください。
阿部社長レディットさんにはいくつもの支店を訪問していただきましたね。まず現場のことを知ろうということで、お客様や社員の動きを細かく見ていただいたり、実際にどんな作業をパソコンでしてるのかも見ていただいて。そこのところをわかった上でご提案をいただいているので私も社員もすごくレディットさんを信頼できました。まず現場を知ろうと思ってくださったのが本当に何よりありがたいなと感じました。